한국다문화뉴스 = 김정해 기자 | 업무나 학업에 열심히 매진하다보면 어느새 필요한 자료는 늘어나고 정리가 필요하다.
컴퓨터등 기기를 사용한다면 폴더를 만들어 비슷한 성격의 자료들을 모아서 사용하는데, 이러한 폴더도 역시 많아지면 깔끔한 정리가 필요하다.
폴더분류는 업무 단위별로 폴더를 구분하고 각 폴더 안에 상세 업무별로 구분하는 것이 좋다. 또 숫자 넘버링을 통해 계층과 수준을 순차적으로 분류하면 좀 더 효율적으로 관리할 수 있다.
주기적으로 작성하는 문서가 있다면 기간별로 정리하면 좋다. 폴더 이름은 키워드로 빠르게 접근할 수 있도록 설정해야한다.
직관적으로 떠오르면서 구분이 될 수 있도록 짓는 것이 포인트이다. 날짜를 맨 앞에 작성하고 업무구분, 제목 순으로 작성하는 것도 하나의 예가 될 수 있다.
매년 다른 업무를 해야한다면 연도별로 구분하고, 업무 대분류에 따라 폴더를 나눈뒤 대분류 업무 성격에 따라 소분류로 구분하면 깔끔한 폴더 정리를 할 수 있다.
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